e-Fatura nedir, e-Arşiv'den farkı ne?
e-Fatura, iki e-Fatura kullanıcısı arasında elektronik ortamda gönderilen faturadır. Kâğıda basılmaz; alıcının sistemine doğrudan düşer.
e-Arşiv fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara (bireysel müşteriler ve e-Fatura'ya geçmemiş firmalar) kesilen elektronik faturadır. Bir işletme e-Fatura'ya geçtiğinde genellikle e-Arşiv'i de birlikte kullanır: alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir.
Kimler zorunlu?
Zorunluluk Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) tebliğleriyle belirlenir ve iki ana ölçüte dayanır:
- Ciro (brüt satış hasılatı): Bir önceki yıl hasılatı GİB'in belirlediği sınırı aşan işletmeler e-Fatura'ya geçmek zorundadır. Bu sınır zaman içinde değiştirildiği için güncel tutarı GİB duyurusundan ya da mali müşavirinizden teyit edin.
- Sektör: Bazı faaliyetlerde ciroya bakılmaksızın ya da daha düşük sınırla zorunluluk vardır. Örneğin internetten mal ve hizmet satanlar, gayrimenkul ve motorlu araç ticareti yapanlar ile bazı lisanslı faaliyetler.
Ne zaman geçmek gerekiyor?
Genel kural şudur: Sınırı aştığınız yılı izleyen yıl içinde, GİB'in belirlediği tarihe kadar geçiş yapmanız gerekir. Sektörel zorunluluklarda süreler farklı olabilir. Süreyi kaçırmak, kâğıt fatura kesilmiş sayılmasına ve cezaya yol açabilir.
Geçiş adım adım
- Zorunluluğunuzu teyit edin. Mali müşavirinizle ciro ve sektör durumunuzu kontrol edin.
- Entegrasyon yöntemini seçin. En yaygın yol, GİB onaylı bir özel entegratörle çalışmaktır. Fatura programınız entegratöre bağlanır.
- Mali mühür veya e-imza edinin. Yöntemine göre gerekebilir; entegratörünüz yönlendirir.
- Programınızı bağlayın. ERP ya da muhasebe programınız entegratöre tanımlanır; fatura şablonu ve seri numaraları ayarlanır.
- Test edin ve canlıya geçin. Birkaç deneme faturasıyla gönderim ve gelen fatura akışı kontrol edilir.
Programınız işin yarısıdır
e-Fatura'ya geçmek yalnız yasal bir zorunluluk değildir; doğru kurulursa iş yükünü de azaltır. Fatura programınızdan tek tuşla gider, gelen faturalar otomatik içeri alınır, tedarikçi kartıyla eşleşir. Kötü kurulursa her faturayı iki kez girmek zorunda kalırsınız.
NaviCore olarak e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye'yi hem WOLVOX hem de Odoo tarafında kuruyoruz. Odoo'da adım adım kullanım için Bilgi Bankası'ndaki e-Fatura rehberine bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
e-Fatura'ya geçince kâğıt fatura kesebilir miyim?
Genel olarak hayır. e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura, olmayan alıcıya e-Arşiv fatura kesilir. İstisnalar için mali müşavirinize danışın.
Zorunlu değilim, yine de geçmeli miyim?
Müşterilerinizin çoğu e-Fatura kullanıyorsa evet; faturalar anında ulaşır, posta ve arşiv maliyeti düşer, kayıt hataları azalır.
Gelen e-Faturaları programa elle mi girmem gerekir?
Hayır. Programınız entegratöre bağlıysa gelen faturalar otomatik alınır ve tedarikçiyle eşleştirilir; yalnız kontrol edip onaylarsınız.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Vergi ve mevzuat konularında güncel uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.